La comunicación se podrá presentar de forma oral y/o escrita. A petición del informante también podrá presentarse mediante una reunión presencial en el plazo máximo de 7 días desde la petición.
Los empleados podrán realizarla o bien directamente al equipo local de Cumplimiento o a través del Canal interno que la Compañía pone a disposición de los empleados en la intranet.
El resto de los informantes no empleados podrán comunicar la información a través del canal interno disponible en la web corporativa.
De conformidad con las disposiciones de la legislación aplicable, se realizará, si procede, una autenticación del informante de forma segura.
La comunicación se podrá presentar de manera anónima o identificándose el informante, en este caso, su identidad será confidencial y solo se revelará en los casos tasados conforme se indica en la Política. El sistema de información de la compañía garantiza la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, así como de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma y garantiza la protección de datos impidiendo el acceso de los mismos a personal no autorizado.
Cuando la comunicación sea verbal, incluida la realizada en una reunión presencial, deberá documentarse, o bien a través de una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, solicitándose en este caso el consentimiento previo del informante para ello, o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación, en la que el informante tendrá derecho a analizar y revisar la transcripción realizada, a rectificarla y aceptarla mediante su firma. En ambos casos se informará sobre el tratamiento de los datos.
La Compañía podrá, de conformidad con la legislación aplicable, externalizar determinados procedimientos, y los recursos de la Compañía del Grupo podrán utilizarse durante la recepción y el seguimiento inicial de la comunicación.
En el plazo de 7 días naturales desde la recepción de la comunicación, se enviará acuse de recibo.
- A) Comunicaciones presentadas por empleados
A.1 Comunicación interna (utilización de los canales internos )
Si un empleado dispone de información que quiera comunicar, el sistema interno de información es el cauce preferente para informar. El empleado podrá informar a su superior y al director del departamento sobre dicha preocupación o podrá optar por presentar una comunicación a través del canal interno disponible (pudiendo hacerlo de forma anónima). En el primer caso, el director del departamento trasladará el asunto inmediatamente al Responsable del Sistema de Información o al responsable local de Cumplimiento.
- La Función de Cumplimiento establecerá el proceso de investigación tras consultarlo previamente con el Responsable del Sistema de información y, si procede, con el director del departamento y con otras personas que se considere pertinente involucrar en dicho asunto en función de un criterio de necesidad. Es posible que sea necesaria la colaboración de las funciones de Riesgo y Auditoría Interna.
- En aquellos casos en los que se sospeche que el director del departamento está involucrado en la irregularidad, el responsable del Sistema de información establecerá el proceso de investigación junto con el CEO.
Los empleados de la Compañía disponen del canal interno de comunicación de informaciones. El servicio de asistencia/canal es una vía para que los empleados de Liberty soliciten orientación por parte del Equipo de Global Compliance & Ethics de la matriz en Boston sobre el Código ético y de conducta empresarial de Liberty para informar sobre conductas que puedan vulnerar el código o relativas a los asuntos descritos en la presente Política. Las comunicaciones se pueden presentar a través del Servicio de Asistencia de Cumplimiento de forma anónima o no anónima.
Si el empleado cree que es más apropiado plantear sus preocupaciones a alguna persona del Consejo, quizá por la gravedad o sensibilidad del asunto en cuestión, podrá señalar este asunto al WEM Compliance Leader o al presentar la comunicación, y esto se tendrá en cuenta a la hora de establecer el procedimiento de seguimiento de la comunicación hasta su conclusión.
En caso de conflicto de intereses (o de que surja un conflicto de intereses), se tomarán las medidas adecuadas con relación al seguimiento de la comunicación hasta la conclusión de la investigación, garantizando que cualquier persona mencionada en la comunicación no esté directamente involucrada en la investigación y el análisis del informe.
A.2 Comunicación externa (uso de canales externos)
La comunicación de la información puede hacerse también ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante en España, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno. o a la entidad reguladora pertinente, normalmente, la DGSFP en España; la ASF en Portugal; el CBI en Irlanda; y la FCA en el Reino Unido.
Si el empleado no queda satisfecho, podrá contactar con otros terceros, como las autoridades fiscales, las autoridades de protección de datos o las fuerzas de seguridad. No obstante, se recomienda encarecidamente al empleado que primero busque orientación por parte de un organismo profesional o de representación. Aunque la Compañía ha creado las presentes directrices a fin de aportar a los empleados la seguridad que necesitan para plantear dichos asuntos a nivel interno, siempre es preferible para la Compañía que se comuniquen las cuestiones a la parte pertinente a que no se comuniquen a nadie.
- B) Comunicaciones de informantes no empleados
Si el informante no es un empleado, que presente la comunicación de forma anónima o no anónima, o si un empleado presenta una comunicación de forma anónima y sin revelar su condición de empleado, los procedimientos señalados anteriormente serán de aplicación con las modificaciones aplicables.